¿Dónde debe efectuarse?
(Artículo 46 y 47 decreto ley 1260/70) 

Ante el funcionario encargado de llevar el registro en el lugar donde ocurrió el nacimiento.

En las áreas metropolitanas o con municipios anexos, podrá inscribirse el nacimiento en cualquier oficina de registro del área metropolitana.

Cuando el nacimiento suceda en el extranjero o durante viaje cuyo término sea lugar extranjero debe registrarse en el consulado del lugar del destino, o en su defecto en una oficina de Registro de Bogotá.

¿ Cuándo debe efectuarse?
(Artículos 48 Decreto ley 1260/70, 49 Decreto ley 1260/70).

A.   Por regla general dentro del mes siguiente al nacimiento, con uno de los siguientes documentos.

•   Certificado médico. (Certificado de nacido vivo para los nacidos después del 19 de enero de 1998).

•   Certificado de enfermera.

•   Declaraciones de dos testigos hábiles que presenciaron el nacimiento, o que hayan tenido noticia directa y fidedigna de su ocurrencia.

B.   Después del mes de nacida la persona, se requiere uno de los siguientes documentos: (Artículo 50 Decreto ley 1260/70 modif. Artículo 1º. Decreto 999/88, a su vez reglamentado por el Decreto 2188 del 16 de octubre de 2001).

•   Certificado de nacido vivo expedido por el médico, enfermera o partera.

•   Documentos auténticos.

      Un documento es auténtico cuando existe certeza sobre la persona que lo ha firmado o elaborado. Todo documento público se presume auténtico.

•   Copia de las partidas parroquiales, respecto de las personas bautizadas en la Iglesia católica; anexando certificación auténtica de la competencia del párroco que celebró la ceremonia del bautismo.

•   Anotaciones de origen religioso, correspondientes a las personas de otros credos; debe aportarse certificación auténtica acerca de la celebración de convenio de derecho público interno entre la iglesia y el Estado Colombiano.

•   Declaración de al menos dos testigos.

Dichas declaraciones deben ser rendidas, bajo juramento, personalmente ante el mismo funcionario de registro civil o notario por quienes hayan presenciado, asistido o tenido noticia directa y fidedigna del nacimiento.

Los testigos deberán identificarse plenamente y expresarán, entre otros datos, su domicilio permanente, dirección y teléfono de su residencia; así mismo deberán presentar el documento de identidad en original y fotocopia, a quienes se les tomará la huella dactilar.

Teniendo en cuenta que el serial de nacimiento no tiene casillas preimpresas para consignar estos datos, esta información se debe hacer constar en una hoja aparte, la cual debe archivarse con los demás documentos presentados como antecedentes para la inscripción.

Así mismo el funcionario de registro civil debe interrogar personal e individualmente al solicitante y a los testigos sobre las circunstancias de tiempo, modo y lugar del nacimiento y demás aspectos que a su juicio permitan establecer la veracidad de los hechos.

Duda razonable: Cuando las circunstancias en que se pretende hacer el registro generen duda razonable sobre las personas, las circunstancias o los hechos que los sustente el funcionario de registro deberá abstenerse de autorizar la inscripción.

En el evento que los solicitantes insistan en el registro, el funcionario de registro debe suspender la diligencia de inscripción y solicitar apoyo de los organismos de policía judicial para que inmediatamente adelanten las averiguaciones pertinentes tendientes a establecer la veracidad de los hechos denunciados. Para lo cual los comparecientes o testigos serán citados dentro de los quince (15) días hábiles siguientes a la solicitud para efecto de sentar la inscripción. Los organismos de investigación darán prioridad a la resolución de esta clase de asuntos.

Es de anotar que la omisión de denuncia por parte del funcionario de registro civil o notario, se entenderá como una falta a sus deberes.

Se debe tener en cuenta además que el solicitante, o el representante legal si se trata de un menor declararán bajo juramento que el nacimiento no se ha inscrito ante autoridad competente, previa amonestación sobre las implicaciones penales que se deriven de una actuación ilícita. El juramento se entiende prestado con la sola firma en el serial de nacimiento o en la solicitud por correo.

Vale la pena recordar que no se requiere la constancia de inexistencia de registro anterior a que se refiere el Artículo 63 del D.L. 1260 del 70 para la inscripción extemporánea de persona mayor de 7 años, por cuanto el Artículo 10 del Decreto 1379 de 1972 supeditó la exigencia de la constancia al hecho de que la Superintendencia de Notariado y Registro señalara una fecha para tal fin, entidad que no hizo pronunciamiento al respecto.