Otros aspectos importantes

Es importante para nosotros diferenciar los siguientes aspectos que se presentan de manera frecuente en el Registro Civil y sobre los cuales se requiere tener claridad, para solucionar los problemas y prestar un servicio adecuado a quien lo solicite.

Anulación: La validez de una inscripción del Estado Civil, radica en que se cumplan los requisitos establecidos por la Ley para las mismas, de tal forma que si falta uno de estos, genera una nulidad.

El registro existe pero con vicios o causales de nulidad.

La nulidad debe ser declarada ya sea por vía judicial o administrativa, en este último caso mediante resolución emitida por la Dirección Nacional de Registro Civil, previa solicitud escrita del interesado debidamente identificado si es mayor de edad o del representante legal cuando se trate de un menor.

Las causales de nulidad formal de registro del estado civil, están consagradas en el Artículo 104 del Decreto 1260 de 1970: “Desde el punto de vista formal son nulas las inscripciones:

1.   Cuando el funcionario actúe fuera de los límites territoriales de su competencia.

2.   Cuando los comparecientes no hayan prestado aprobación al texto de inscripción.

3.   Cuando no aparezca la fecha y el lugar de la autorización o la denominación legal del funcionario.

4.  Cuando no aparezca debidamente establecida la identificación de los otorgantes o testigos, o la firma de aquellos o éstos.

5.   Cuando no existan los documentos necesarios como presupuestos de la inscripción o de la alteración o cancelación de ésta.

Cuando al funcionario de registro del estado civil, le llegue una resolución o sentencia declarando la nulidad, debe proceder a ubicar el original del registro y consignar las anotaciones respectivas en la casilla de notas.

Los registros del estado civil que se efectuaron en vigencia del Decreto Ley 1122 del 26 de junio de 1999, conservan validez, no obstante los efectos de la declaratoria de inexequibilidad (Sentencia C-923 del 18 de noviembre de 1999), por tratarse de situaciones jurídicas individuales que se consolidaron cuando la norma tenía vocación de producir efectos jurídicos.

(Concepto Consejo de Estado, mayo 9 de 2002).

Cancelación: Es necesario realizar la cancelación de un registro cuando la persona se encuentra registrada más de una vez, ya sea en la misma oficina o en otras (doble o triple registro), ya que la persona sólo debe tener un registro civil.

La cancelación puede ser ordenada mediante resolución proferida por la Dirección Nacional de Registro Civil, quien analiza cuál es el registro a cancelar (Inciso 2º Art. 65 Decreto 1260 de 1970), de oficio o por solicitud del interesado, allegando la documentación pertinente o por la vía judicial, mediante sentencia en firme.

Inexistencia: Los registros son inexistentes cuando no han sido autorizados por el funcionario competente, los realizados en Tomo y Folio, cuando ya se había implantado el sistema de seriales. (Art. 42 Decreto 1260 de 1970, modificado por el Artículo 8º, del decreto 2158 del mismo año).

En el caso de la inexistencia, el registro nunca ha nacido a la vida jurídica, no genera efectos jurídicos y por este motivo no necesita ser declarado como tal (No es necesario expedir resolución por la Dirección Nacional de Registro Civil, ni decisión judicial que así lo establezca).

Existen dos formas de subsanar esta irregularidad:

•    Si el registro reúne todos los requisitos de Ley, previa certificación de ello por el funcionario de Registro de Estado Civil, se solicitará a la Dirección Nacional de Registro Civil autorización para firmarlo y ésta mediante acto administrativo lo autorizará para que lo firme bajo su responsabilidad.

•    Si el folio o serial no reúne los requisitos de Ley o si los reúne, pero el usuario tiene premura de su Registro Civil y no puede esperar el trámite indicado en el párrafo anterior, deberá registrarse como si fuera por primera vez, acreditando el hecho (nacimiento, matrimonio y defunción) con los documentos pertinentes.

Reposición: Se presenta cuando los folios o seriales del Registro del Estado Civil que fueron suscritos por el funcionario competente, se han deteriorado; el funcionario de Registro Civil podrá realizar una sustitución mediante una reproducción exacta de ellos, con anotación de tal circunstancia, autorizándolos con su firma, archivando y sustituyendo el registro deteriorado, el cual debe archivarse, (Art. 98 Decreto 1260 de 1970).

Reconstrucción de folios: Cuando los folios o seriales se han destruido, extraviado o desfigurado, se puede reconstruir con base en el duplicado que reposa en la Dirección Nacional de Registro Civil y a falta de éste con una copia auténtica o reproducción del mismo que tenga el interesado. (Art. 99 Decreto 1260 de 1970).

La reconstrucción requiere solicitud del interesado o del funcionario de Registro Civil respectivo.

La reconstrucción se hace mediante resolución emitida por la Dirección Nacional de Registro Civil, previa certificación del funcionario de Registro que el original se ha extraviado, destruido o desfigurado.

Para las reconstrucciones de los registros efectuados en tomo y folio, necesariamente el interesado debe aportar una copia o fotocopia del registro original, ya que para esa época no existía archivo centralizado.

Si no es posible ordenar la reconstrucción con los documentos indicados anteriormente, el interesado deberá registrarse nuevamente con los mismos requisitos prescritos para el registro inicial (Art. 100 Decreto 1260 de 1970).

Cuando la reconstrucción se ordena mediante resolución, con fundamento en una copia o fotocopia del registro aportado por los interesados, la misma ordena la apertura de nuevo serial, teniendo como antecedente el documento aportado. Si la reconstrucción es ordenada con fundamento en el duplicado existente en la Dirección Nacional de Registro Civil, no se requiere apertura de nuevo serial, éste deberá ser insertado en el lugar que ocupaba el original. En ambos casos se deben escribir las notas de reconstrucción en las casillas destinadas para ellas.

Correcciones: Toda corrección implica la apertura de un nuevo serial, con las correspondientes notas de reemplazo (antiguo y nuevo). Solo pueden solicitarla corrección de un registro o suscribir la respectiva escritura pública, el interesado si es mayor de edad, los representantes legales cuando se trate de un menor de edad y los herederos cuando el registro que se requiere corregir corresponde a una persona fallecida. (Art. 90 Decreto Ley 1260 de 1970, modificado por el Art. 3º. del Decreto 999 de 1988).

Las correcciones pueden efectuarse:

1.   Antes de la firma del registro por el funcionario competente, en este caso el funcionario puede hacer la corrección directamente en el folio haciendo las salvedades en el espacio de notas y firmando las mismas.
(Art. 88 Decreto 1260 de 1970).

2.   Correcciones después de la firma, las inscripciones del estado civil, una vez autorizadas solo pueden ser corregidas en virtud de decisión judicial en firme o por voluntad de los interesados, en los casos establecidos en la Ley. (Artículo 89 D L. 1260/70 modif. Artículo 2º. Decreto 999/88).

     Los interesados pueden requerir la corrección de un registro, bien por solicitud escrita o por escritura pública.