Subsistema de Registro Civil

•    Nivel Nacional: El Servicio Nacional de Inscripción (S.N.I.) está ubicado en la Dirección Nacional de Registro Civil de la Registraduría Nacional del Estado Civil. La Dirección tiene a su cargo todo lo relacionado con el Registro Civil, vigilancia y manejo de registro. La función primordial del Servicio Nacional de Inscripción consiste en centralizar, unificar y actualizar los archivos de nacimientos, matriz de funciones y la asignación de parte complementaria en los registros civiles de nacimiento, para la creación del número único de identificación de las personas.

•    Nivel Departamental: Corresponde a las Delegaciones de la Registraduría Nacional del Estado Civil, están ubicadas en las capitales de departamento y son el nivel jerárquico superior para el nivel local.

•    Nivel Local: Son las oficinas de Registro Civil ubicadas a nivel municipal, bien sean, Registradurías, notarías, inspecciones de policía y corregidurías autorizadas, o Consulados en el exterior. Es en éstas dependencias donde se realiza la inscripción de los hechos vitales y se presta atención al público.

Subsistema de Estadísticas

•    Nivel Nacional: Está ubicado en el Departamento Administrativo Nacional de Estadística - DANE, como entidad responsable de la consolidación de la información para la producción estadística. En este nivel, se establecen el Comité Sectorial de Demografía y el Comité de Gestión de las Estadísticas Vitales, con fines de planeación, evaluación, seguimiento y control de Sistemas. Así mismo, se encuentran la Dirección General de Promoción y Prevención y la Dirección General de Sistemas de Información de Ministerio de Salud, como asesoras en el proceso de control de calidad.

•   Nivel Regional: Corresponde a las regionales DANE, responsables de la crítica, codificación, grabación y procesamiento preliminar de la información.

Lo constituyen las Direcciones Departamentales de Salud y las subsedes del DANE, donde hay oficina, son responsables de la distribución y recolección de los Certificados de Nacido Vivo y de Defunción. A este nivel se ubican los Comités Departamentales de Estadísticas Vitales responsables del control de calidad (remitirse al ítem).

    
Control de Calidad, evaluación y análisis de información departamental.

•    Nivel Local: Se ubican las Direcciones Locales y Distritales de Salud, que tienen a su cargo la conformación de Grupo de Estadísticas Vitales responsable de las funciones de crítica del diligenciamiento y cobertura de los certificados de nacido vivo y de defunción - remitirse al ítem 2.4.2.- Control de Calidad.

     Operativamente, los profesionales de salud de las instituciones prestadoras de servicios de salud (I.PS.), son responsables de la expedición de los certificados de nacido vivo y de defunción. En áreas apartadas donde no se cuente con el recurso permanente de salud, las Oficinas de Registro Civil están autorizadas para diligenciar los Certificados con la información disponible.

     En los casos de muertes violentas o en estudio, las Unidades Locales del Instituto Nacional de Medicina Legal y Ciencias Forenses, son las que deben diligenciar el Certificado de Defunción. En zonas del país donde no se cuente con este recurso, los médicos rurales u oficiales están autorizados para cumplir estas funciones.

     Responsabilidades Institucionales