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Política de Protección de Datos Personales

La oficina del Fondo de las Naciones Unidas para la Infancia, UNICEF, Oficina para Colombia, identificada bajo el NIT 800.176.994-3, con domicilio en la calle 72 #10-71 piso 11, Bogotá, D.C., Colombia, en calidad de RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO de sus datos personales, le informa a su grupo de interés y en general a quienes hayan brindado sus datos personales a UNICEF, o que en el futuro faciliten sus datos, sobre el contenido la presente políticas interna de tratamiento de información personal.

Para su mayor comprensión, este documento se divide en nueve (9) partes así:

  1. OBJETIVO
  2. RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO
  3. MARCO LEGAL Y AMBITO DE APLICACIÓN
  4. DEFINICIONES CLAVES
  5. PRINCIPIOS RECTORES
  6. TRATAMIENTO AL QUE SERÁN SOMETIDOS LOS DATOS PERSONALES.
  7. FINALIDADES APLICABLES AL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES.
  8. DERECHOS DE LOS TITULARES DE INFORMACIÓN
  9. PROCEDIMIENTOS PARA EL EJERCICIO DEL DERECHO DE HABEAS DATA.

A continuación el desarrollo de cada uno de los itéms planteados.

  1. OBJETIVO

El presente documento responde a la obligación que tiene todo responsable del tratamiento de datos personales, de adoptar una política interna para el tratamiento de la información de carácter personal para garantizar el adecuado cumplimiento de la Ley y asegurar el correcto ejercicio de los derechos de habeas data.

El derecho dehabeas data” es entendido como el derecho que garantiza y protege todo lo relacionado con el conocimiento, actualización, rectificación y oposición de la información personal contenida en bases de datos y archivos, el cual se encuentra consagrado en el artículo 15 de la constitución colombiana y protegido bajo lo estipulado en la Ley Estatutaria 1581 de 2012.

Es así que el derecho de habeas data debe entenderse como un derecho fundamental autónomo que se compone de dos elementos: la autodeterminación informática y la libertad, pues como lo inidica el ya citado artículo 15 de la Constitución Colombiana: “todas las personas tienen derecho a su intimidad personal y familiar y a su buen nombre, y el Estado debe respetarlos y hacerlos respetar. De igual modo, tienen derecho a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bancos de datos y en archivos de entidades públicas y privadas (…)”.

Es así como esta Política de Protección de Datos Personales enmarca en dos (2) objetivos principales a saber:

  • Informar y permitir el correcto ejercicio de habeas data a todas las personas naturales cuyos datos se registren en las bases de datos de propiedad de UNICEF, ya sea porque el mismo titular los facilitó, porque mantiene vigente algún tipo de relación con UNICEF o porque UNICEF actua en calidad de encargado respecto del tratamiento.
  • Garantizarle a dichos titulares de información personal que podrán en cualquier momento ejercer su derecho a conocer, actualizar, rectificar y suprimir los datos personales que se encuentren en las bases de datos y/o archivos de UNICEF
  1. RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO

La oficina del Fondo de las Naciones Unidas para la Infancia en Colombia, UNICEF, oficina para Colombia, identificada bajo el NIT 800.176.994, con domicilio en la calle 72 #10-71 piso 11, Bogotá, D.C., Colombia.

  1. MARCO LEGAL Y AMBITO DE APLICACIÓN

UNICEF en calidad de responsable del tratamiento de datos personales de los titulares de información identificados dentro de su grupo de interés, ha adoptado una Política de Protección de Datos Personales, con el cual garantizará el adecuado cumplimiento de la normatividad vigente en Colombia y en esa medida asegurar, responder y salvaguardar el ejercicio de Habeas Data de cada titular de información.

La política de tratamiento de datos personales de UNICEF se aplicará  sin excepción a todos los datos de carácter personal de las personas naturales identificadas dentro de su grupo de interés, estos últimos entendidos como los titulares de información de carácter personal que hayan facilitado o que en el futuro faciliten sus datos y sobre los cuales actúa como responsable y/o encargado del tratamiento.

Es importante mencionar que la presente política de tratamiento de protección de datos personales, se elaboró conforme a lo estipulado en la normatividad vigente en Colombia, la cual está basada en las disposiciones que a continuación se enumeran: 

  1. Constitución Política (Artículo 15).
  2. Ley 1581 de 2012.
  3. Decreto Reglamentario 1377 de 2013
  4. Decreto Reglamentario 886 de 2014.
  5. Circular Única No.002 de 2015.
  6. Sentencia de la Corte Constitucional C-748 del 2011.
  7. Guía de responsabilidad demostrada proferida por la Superintendencia de Industria y Comercio.
  8. Decreto 1759 de 2016
  9. Decreto 1115 de 2017
  10. Circular Externa No.005 de 2017.
  1. DEFINICIONES CLAVES.

Se presentan las definiciones y conceptos claves que facilitarán el entendimiento de todo lo estipulado en el presente Política de Protección de Datos Personales.

  • Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales.
  • Base De Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.
  • Consentimiento del titular: Es una manifestación de la voluntad,  informada, libre e inequívoca, a través de la cual el titular de los datos de carácter personal acepta que un tercero utilice su información con fines comerciales.
  • Consultas: Los Titulares o sus causahabientes podrán consultar la información personal del Titular que repose en cualquier base de datos, sea esta del sector público o privado.
  • Datos de carácter personal: Se refiere a la información de las personas naturales, relativa tanto a su identidad como a su existencia y ocupaciones.
  • Encargado del tratamiento: Es quien manipula los datos de carácter personal, pero no decide cómo, ni con qué fin. Su trabajo es operativo y se hace con base a las indicaciones e instrucciones del responsable del tratamiento.
  • Habeas Data: Es el derecho que todo titular de información tiene de conocer, actualizar, rectificar u oponerse a la información concerniente a sus datos personales.
  • Reclamo: El Titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en esta ley.
  • Responsable Del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos. (Fuente: Ley Estatutaria 1581 del 17 de octubre de 2012.
  • Tratamiento: Cualquier operación o procedimientos físicos o automatizados que permita captar, registrar, reproducir, conservar, organizar, modificar, transmitir los datos de carácter personal.
  • Titular de los datos personales: Es la persona natural cuyos datos personales son objeto de tratamiento por parte de un tercero.
  1. PRINCIPIOS RECTORES.

Esta política cumple con todos y cada uno de los principios rectores contemplados en la Ley 1581 de 2012 relativos al tratamiento de datos personales, los cuales se identifican a continuación:

  • Principio de legalidad en materia de tratamiento de datos. El tratamiento a que se refiere la mencionada ley es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en ella y en las demás disposiciones que la desarrollen.
  • Principio de finalidad. El tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la ley, la cual debe ser informada al titular.
  • Principio de libertad. El tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento previo, expreso e informado del titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.
  • Principio de veracidad o calidad. La información sujeta a tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
  • Principio de transparencia. En el tratamiento debe garantizarse el derecho del titular a obtener del responsable del tratamiento o del encargado del tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.
  • Principio de acceso y circulación restringida. El tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la ley 1581 y la Constitución. En este sentido, el tratamiento solo podrá hacerse por personas autorizadas por el titular y/o por las personas previstas en la presente ley. Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido solo a los titulares o terceros autorizados.
  • Principio de seguridad. La información sujeta a tratamiento por el responsable del tratamiento o encargado del tratamiento se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para otorgar seguridad a los registros, evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
  • Principio de confidencialidad. Las personas que intervengan en el tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas.
  1. TRATAMIENTO AL QUE SERÁN SOMETIDOS LOS DATOS PERSONALES.
  • ¿Qué tipo de información se capta en UNICEF?

La Información Personal captada por UNICEF, incluye información referente a la identificación, nombres, apellidos, ubicación de residencia y/o domicilio comercial, cuenta de correo electrónico, información financiera, número de teléfono celular, domicilio, apartado aéreo, ciudad,  departamento e intereses de contenido, entre otros. En algunos casos incluirá información relacionada con imágnes, fotografías y videos. 

  • ¿Cuál es el uso que UNICEF le da a su información?

UNICEF utiliza la información personal de los titulares de datos personales para ser tratados conforme a las finalidades identificadas en el aviso de privacidad que el titular de información personal ha autorizado de forma expresa, libre, informada, clara y previa.

  • ¿Se comparte con terceros la información de tipo personal de los titulares de datos personales?

UNICEF solo compartirá la información de los titulares de información de tipo personal con terceros con los que tenga alianzas y/o acuerdos comerciales, y con terceros que provean algún servicio que sea necesario para garantizar la continuidad de la operación de UNICEF.  

UNICEF para el cumplimiento de las obligaciones y compromisos adquiridos con su grupo de interés y garantizar los niveles de servicio ofrecidos, requiere realizar transferencia y/o transmisión nacional o internacional de información de tipo personal a terceros que le presentan servicios para su correcto funcionamiento, los cuales serán entregados al tercero de forma segura. Los datos no serán cedidos a terceros.

  • ¿Se realizan transferencia y/o transmisión internacional de datos personales?

UNICEF para garantizar el correcto funcionamiento de su operación, informa a su grupo de interés que realizar la transmisión y/o transferencia internacional de los datos personales de los titulares de información personal a terceros que se encuentran países diferentes a Colombia sin importar si cumplen o no los requisitos mínimos adecuados sobre protección de datos personales establecidos por la ley para su tratamiento.

  • Datos personales provenientes de redes sociales

Los datos provenientes de las redes sociales, tales como FACEBOOK, INSTAGRAM, TWITTER, LINKEDIN son entidades jurídicas independientes por lo tanto estas plataformas digitales no se encuentran bajo responsabilidad de UNICEF. Es claro que en caso de que UNICEF requiera utilizar estos datos personales, deberá solicitar a cada titular el consentimiento previo, informado y expreso respecto de la autorización para su tratamiento.

6.6. ¿UNICEF cuenta con medidas de seguridad para conservar, custodiar, garantizar la rectitud y exactitud de la información de tipo personal?

UNICEF dispone de mecanismos técnicos, legales y organizacionales  para que la información personal que reposa en sus bases de datos sea en todo momento  protegida en contra de pérdida, acceso, uso, modificación, divulgación u otro uso indebido. Con el fin de evitar el acceso no autorizado o divulgación, se han establecido procedimientos físicos, electrónicos y administrativos apropiados para salvaguardar y asegurar la información que recopilamos en línea. Igualmente, se debe mencionar que ha tomado las prevenciones razonables para evitar el uso no autorizado o la divulgación de su información de carácter personal.

6.7. ¿Qué tratamiento de datos sensibles se realiza en UNICEF

Respecto de los datos sensibles sobre los que eventualmente UNICEF efectue tratamiento lo realizará en cumplimiento de los siguientes  objetivos:

  • Implementará especial atención y reforzará su responsabilidad frente al tratamiento de este tipo de datos, lo que se traduce en una exigencia mayor en términos de cumplimiento de los principios y los deberes establecidos por la normatividad vigente en materia de protección de datos.
  • Establecer los niveles de seguridad técnica, legal y administrativa para tratar esa información de forma adecuada.
  • Aumentar las restricciones de acceso y uso por parte del personal de UNICEF y  de terceros.
  • Cuando realice tratamiento de datos de menores de edad y adolescentes, siempre responderá y respetará el interés superior de los niños, niñas y adolescentes, asegurando por parte del responsable el respeto a sus derechos fundamentales y en la medida de lo posible se realizará dicho tratamiento teniendo en cuenta la opinión de los menores titulares de la información de carácter personal, considerando su (i) madurez; (ii) autonomía; (iii) capacidad para entender la finalidad del tratamiento; (iv) comprensión de las consecuencias que conlleva el tratamiento.
  1. FINALIDADES ASOCIADAS AL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES.

En el desarrollo de sus actividades como promotor de la Convención Internacional sobre los Derechos del Niño y generación de fondos que sustenten la implementación de programas especiales de apoyo a la infancia en la República de Colombia y el Mundo, UNICEF ha obtenido con la autorización previa e informada, datos personales de los titulares de información, los cuales serán tratados conforme a las finalidades generales identificadas a continuación:

  1. Informar sobre cambios sustanciales en las políticas de tratamiento de la información de tipo personal del RESPONSABLE.
  2. Establecer y gestionar la relación precontractual y contractual comercial, laboral, civil y cualquier otra que surja en virtud del cumplimiento una obligación legal o contractual a cargo de RESPONSABLE.
  3. Responder a las peticiones, consultas, reclamos y/o quejas que realicen los titulares de información de tipo personal a través de cualquiera de los canales habilitados que el RESPONSABLE ha puesto a disposición.
  4. Transferir o transmitir sus datos personales a entidades y/o autoridades judiciales y/0 administrativas, cuando éstos sean requeridos en relación a su objeto y necesarios para el cumplimiento de sus funciones.

Las finalidades específicas que se aplicarán para el tratamiento de datos personales que cada grupo de interés relacionado a UNICEF, serán informadas en el aviso de privacidad dispuesto por la entidad en el cual, de forma previa, se informará las finalidades particulares e tratamiento que se efectuará.  

  1. DERECHOS DE LOS TITULARES DE INFORMACIÓN

Como titular de información de tipo personal que reposa en las Bases de Datos de propiedad de UNICEF, usted, podrá ejercer su derecho de habeas data con el objeto de:

  • Conocer y acceder a sus datos personales que hayan sido objeto de un tratamiento
  • Actualizar sus datos personales que hayan sido objeto de un tratamiento.
  • Rectificar los datos personales que hayan sido objeto de un tratamiento.
  • Suprimir la autorización para el tratamiento de sus datos personales, cuando en el tratamiento de los mismos no se hayan respetado los principios establecidos en la Ley 1581 de 2012.
  • Solicitar prueba de la autorización otorgada para el tratamiento de sus datos personales.

Estos derechos podrán ser ejercidos directamente por usted como  titular de los datos, su apoderado o su causahabiente, según sea el caso.

Si usted desea ejercer su derecho de habeas data a través de representante legal deberá presentar un poder general o especial  debidamente autenticado.

A continuación se describe el contenido y detalle de cada uno de los derechos que usted puede asegurar a través del ejercicio de sus derecho de Habeas Data.

8.1. Derecho de Conocimiento y Acceso. Toda persona natural tendrá el derecho de conocer si sus datos personales han sido sometidos a un tratamiento por parte de UNICEF en los términos expresados en la norma, además de ejercer el derecho de conocer el origen de sus datos y si los mismos han sido cedidos o no a terceros y, por ende, la identificación de los cesionarios.

8.2. Derecho de Actualización. Toda persona natural tendrá el derecho de actualizar la información conservada por UNICEF como datos personales en los términos expresados en la norma.

8.3. Derechos de Rectificación. Toda persona natural tiene el derecho de comprobar frente al responsable del tratamiento de la información la exactitud y veracidad y solicitar la rectificación de sus datos personales recolectados cuando los mismos resulten inexactos, estén incompletos o conlleven a error. Los titulares de la información deberán indicar los datos que solicitan corregir y además acompañar la documentación que justifique lo solicitado.

8.4. Solicitud de supresión o cancelación del dato. El titular de la información personal deberá indicar los datos que se deben cancelar o rectificar, aportando si es del caso la documentación o prueba que lo justifique. La cancelación dará lugar al bloqueo de sus datos, conservándolos por parte del responsable, con el único fin de que estos sean accesibles a autoridades administrativas o judiciales, siempre obedeciendo el plazo de prescripción que exista sobre los mismos. Cumplido este plazo debe procederse por parte del responsable a la cancelación definitiva de la información personal del interesado o afectado, que repose en nuestras bases de datos o archivos.

Igualmente el titular podrá solicitar la supresión o cancelación de sus datos personales cuando el tratamiento de los mismos por parte del responsable o encargado resulte excesivo e inclusive inadecuado. Los datos de los titulares de la información serán conservados durante los tiempos previstos en las normas aplicables y/o dependiendo del caso, de las relaciones contractuales entre el titular de la información personal y el responsable del tratamiento.

En todo caso la solicitud de supresión de la información y la revocatoria de la autorización no procederán cuando el titular tenga el deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.

  1. PROCEDIMIENTOS PARA EL EJERCICIO DEL DERECHO DE HABEAS DATA.

Podrá ejercer su derecho de Habeas Data en todo momento y de forma efectiva para garantizar su derecho de acceso, rectificación, supresión y prueba de autorización ante UNICEF a través de los canales habilitados, identificados como:

Correo electrónico: podrá dirigirse vía correo electrónico a col-protecciondedatos@unicef.org

Oficina Domicilio Principal: Podrá dirigirse a la oficinas del domicilio principal de UNICEF., ubicada en la calle 72 #10-71 piso 11, Bogotá, D.C., Colombia.

  • Ejercicio del derecho por parte del Titular

Si usted como titular de datos personales desea consultar, reclamar, modificar, actualizar, rectificar, suprimir o revocar la autorización otorgada respecto del tratamiento de sus datos, puede ponerse en contacto a través de los canales que hemos dispuesto para tal fin, los cuales se identifican a continuación: la consulta o reclamo podrá realizarse vía correo electrónico dirigiendo su comunicación a la siguiente dirección electrónica: col-protecciondedatos@unicef.org o comunicación escrita a la Oficina Domicilio Principal ubicada en la calle 72 #10-71 piso 11, Bogotá, D.C., Colombia, dirigiendo su comunicación al área de recaudo e indicando en el Asunto de la comunicación “consulta y/o reclamo en materia de Habeas Dats”.

  • Formas de ejercer el derecho de habeas data ante unicef.
  • a nombre propio: Usted como titular de datos personales que se encuentran en bases de datos y archivos de UNICEF, tendrá derecho a conocer, actualizar, acceder, rectificar, suprimir, solicitar prueba de autorización otorgada, ser informado respecto del uso de sus datos, revocar la autorización otorgada.
  • ejercicio del derecho a través de apoderado: Este derecho puede ejercerse por el interesado debidamente identificado o por el apoderado del titular de la información personal (se debe adjuntar copia del poder con la solicitud). Si se llegare a presentar la solicitud por parte de una persona que no fuese el titular de la información personal, sin cumplir con la presentación del documento idóneo que sustente la representación, ésta deberá ser tenida como no presentada y no se dará respuesta a dicho requerimiento.
  • ejercicio del derecho de menores de edad: Los menores de edad deberán ejercer su derecho de habeas data a través de quien acredite su representación legal.
  • Procedimiento De Consulta Y Reclamo.
  • Procedimiento de Consulta: Los titulares de la información, que deseen realizar consultas, deberán tener en cuenta que UNICEF, como RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO, suministrará a dichas personas toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del titular. La consulta se formulará a través de los canales habilitados en el numeral 3 “EJERCICIO DE LOS DERECHOS DEL TITULAR” de la presente política y será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la solicitud. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, que en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término, sin perjuicio de las disposiciones contenidas en leyes especiales o reglamentos expedidos por el Gobierno Nacional que podrán establecer términos inferiores, atendiendo a la naturaleza del dato personal.
  • Procedimiento de Reclamo: El Titular que considere que la información contenida en una base de datos de UNICEF debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando advierta el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en ley 1581, podrá presentar un reclamo ante el responsable del tratamiento o el encargado del tratamiento el cual será tramitado bajo las siguientes reglas:
  • El reclamo se formulará mediante solicitud dirigida al responsable del tratamiento o al encargado del tratamiento, con la identificación del titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo y la dirección, acompañando los documentos que se quiera hacer valer.
  • Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos meses desde la fecha del requerimiento sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
  • En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos días hábiles e informará la situación al interesado.
  • Una vez recibido el reclamo completo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles se incluirá en la base de datos una leyenda que diga "reclamo en trámite" y el motivo del mismo. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.
  • El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Esta política fue aprobada por el Representante Legal de Unicef, Oficina para Colombia el 23 de Agosto de 2017 y empieza a regir a partir de su publicación.